Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Как хранить приказы по личному составу за прошлый год

как хранить приказы по личному составу за прошлый год

При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.


Что такое приказы по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать.

Приказы по личному составу — бумаги, регламентирующие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности. Все приказы разделены на несколько категорий:

  • Документы долговременного хранения.
  • Кратковременные бумаги.
  • Временные приказы.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности.
Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы.

Как хранить приказы по личному составу за прошлый год

Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.

Срок хранения приказов по личному составу может быть разным, в зависимости от содержания самого документа. Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

Для начала следует сказать о том, что срок хранения приказов зависит, в первую очередь, от основательности его содержания. Понятно, что приказ о приеме на работу будет иметь более значимый характер, нежели приказ о командировке.
Также срок хранения приказа о приеме на работу любого сотрудника (от директора до уборщика) является фиксированным. По этой причине более значимые приказы по личному составу хранятся в течение 75 лет.

Вниманиеattention
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. В строке «в деле подшито и пронумеровано» листа-заверителя указывается количество листов документов дела (250 листов с № 1по №250). Количество листов внутренней описи указывается в строке «+листов внутренней описи».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения приказов о возложении обязанностей, но без произведения доплаты? Спасибо за помощь.

Здравствуйте! Если это приказ об исполнении обязанностей, то надо считать его приказом по личному составу.


Если же это приказ о возложении обязанностей, например, по проведению различного рода мероприятий, то это будет приказ по основной деятельности со сроком хранения постоянно.

Ещё раз здравствуйте! Опять вопрос относительно приказов л/с.

Юридические лица, которые осуществляют проектирование, конструирование, изготовление, реализацию, испытания, монтаж, эксплуатацию, техническое обслуживание, радиационный контроль, транспортирование, хранение и утилизацию рентгеновских дефектоскопов и оборудования для рентгеновской дефектоскопии, проектирование, конструирование, изготовление и эксплуатацию средств радиационной защиты для рентгеновской дефектоскопии Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем Реклама Связь Сельское хозяйство.

См. текст статьи в предыдущей редакции

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

<< Статья 22.

Инфоinfo
Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.

  • Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка. Уже внутри каждой папки рекомендуется вести систематизацию по номерам приказов, а также по заглавной букве.

Окончание учета

Как быть после того, как истечет срок хранения того или иного документа в архивах? Специальная служба в компании производит проверку бумаг. Затем систематизирует их и выделяет определенные приказы для уничтожения.


Обычно документы либо сжигаются, либо пропускаются через шредер. В любом случае, просто выбрасывать приказы нельзя. Следует именно уничтожить их. Чтобы отнести документы к тому или иному типу, привлекается специальная комиссия. Она оценивает важность приказов, присваивает им срок хранения.

Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации.

В уставе должны быть прописаны нормы, согласно которым, все приказы (или какие-то конкретные) хранятся и в бумажном варианте, и в электронном. Стоит отметить, что первый пункт обычно является обязательным. Именно материальный документ способен подтвердить тот или иной приказ.

Журнал приказов

Самая распространенная практика учета и хранения документации — это оформленный в компании журнал приказов по личному составу.

Представляет собой этот документ небольшую тетрадь. В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Бухгалтерский учет и отчетность

Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга

Регистры бухгалтерского учета Документы учетной политики Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней

Первичные учетные документы

Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение.

Если ранее такие приказы формировались вместе с остальными приказами на отпуска, со сроком хранения 5 лет, то такие дела надо переформировать.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приложения к трудовому договору с наименованием, размером коэффициента, суммой оклада, а также расчет оклада работника? Срок хранения трудовых договоров 75 лет, может приложения имеют меньший срок и их нужно формировать отдельно? Спасибо.

Здравствуйте! Такие приложения являются неотъемлемой частью трудового договора, формируются вместе с договором, имеют такой же срок хранения. Рекомендуется формировать трудовые договоры в составе личных дел работников.

Здравствуйте.

Воздушный транспорт 6. Трубопроводный транспорт Туризм Частная детективная и охранная деятельность Энергетика абз. 3 п. 18, п. 31, п. 37, абз. 2 п. 38, п. 39, п. 40, п. 43, абз. 2 п. 44, п. 51, п. 57 НП-073-11, утв.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п.

  • аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
  • изменение фамилии;
  • поощрение, награждение;
  • оплата труда, премирование, выплаты;
  • все виды отпусков с тяжёлыми, опасными, вредными условиями труда;
  • отпуска по уходу за ребёнком*;
  • отпуска без сохранения содержания;
  • дежурства по профилю основной деятельности;
  • длительные внутрироссийские и зарубежные командировки;
  • командировки для работников с тяжелыми, опасными, вредными условиями труда.
  • дисциплинарные взыскания;
  • ежегодные оплачиваемые отпуска;
  • отпуска в связи с обучением;
  • дежурства;
  • краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки

На заметку

Несмотря на то, что в Перечне не поименован отпуск по беременности и родам, приказ об этом отпуске хранят 50 лет.

И второй вопрос: листы ознакомления с приказом об исполнении обязанностей будут подшиваться в одно дело с приказом и храниться 50 лет? Или при обработке их нужно изъять?

Здравствуйте! Поскольку эти приказы связаны с изменениями в оплате труда, следует относить их к приказам по личному составу с долговременным сроком хранения (75 лет и с 2003 года – 50 лет).

Листы ознакомления с приказами следует формировать и хранить вместе с приказами/

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно к табелю делать копии приказов по личному составу, оплата за ночные, праздничные?

Здравствуйте! Нет, к табелю учета рабочего времени копии приказов прикладывать не надо.

Скажите, пожалуйста, как по правилам правильно оформлять формирование трудовых договоров.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *