Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Как писать опись передаваемых документов пример

как писать опись передаваемых документов пример

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа.


Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив.

При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву.

Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата.

Как писать опись передаваемых документов пример

  • Инфоinfo
    Дата составления.
  • Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  • номера;
  • полного наименования акта;
  • количества его экземпляров;
  • количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта.

Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
  1. Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.

Опись документов для передачи другой организации

Образец показывает, что форма является простой табличной.

Важноimportant
Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.

  • Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  • Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии).

Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив.

  • конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
  • позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).

Чем полезен акт приема-передачи получателю:

  • подтверждает, что документы получены и приняты;
  • упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
  • помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
  • становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).

Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач.

Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей.
Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс.

Вниманиеattention
Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к.


с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить.
    Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения».

Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».

  • Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  • Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  • Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации.

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования.

Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона.

Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Бланк должен включать в себя следующие сведения:

  1. Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О.

Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2019

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф.И.О.

Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  • порядковый номер бумаги;
  • индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  • дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  • заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  • номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  • примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  • итоговое количество листов в передаваемом деле;
  • дату составления, должность, Ф.И.О.

При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа.

Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно.

При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е.

общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк акта приема-передачи документов .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи документов .doc

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере.

Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Итоги

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности.

Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Скачать образец описи документов для почты

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью.

Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  • название организации (если архив — сторонняя организация);
  • номер описи;
  • дату описи;
  • наименование сдаваемых на хранение документов;
  • период, к которому относятся документы;
  • срок хранения документов;
  • количество листов;
  • расположение документов (номер папки, дела или короба);
  • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец описи документов для передачи в архив

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *